Definition, bästa praxis och verktyg
När du driver ett e-handelsföretag är det lätt att förbise vikten av bokföring. Att förstå dina siffror är dock avgörande för långsiktig framgång. Hur avgör du om ditt företag genererar mer intäkter än utgifter? Eller vilka aktiviteter är mest lönsamma för ditt företag? E-handelsredovisning kan ge dig svar på dessa frågor och mer.
Vad är e-handelsredovisning?
E-handelsredovisning innebär att registrera, organisera och hantera alla finansiella data och transaktioner för ett e-handelsföretag. Det är en specialiserad delmängd av småföretagsredovisning skapad för att möta de unika behoven hos e-handelshandlare.
I grunden innebär redovisning att spåra och kategorisera transaktioner som inkomster eller kostnader. Även om detta kan låta enkelt, kan redovisningsterminologin vara överväldigande, särskilt om du är ny på företagsekonomi.
Låt oss titta på nyckelkomponenterna i e-handelsredovisning:
- Inköpsorder: En inköpsorder är ett juridiskt bindande dokument som utarbetats av kunder för att specificera önskad typ och kvantitet av artiklar för inköp.
- Kundorder: Förberedd av säljaren som svar på en inköpsorder, en försäljningsorder beskriver alla nödvändiga detaljer för en försäljning, inklusive varubeskrivning, försäljningsbelopp, kvantitet, betalningsinformation och leveransdatum och adress.
- Kostnad för sålda varor (COGS): COGS representerar den totala kostnaden för att producera och distribuera en produkt. Det omfattar kostnader som lagerhållning, frakt och kreditkortsavgifter som är direkt relaterade till att sälja produkter (exklusive omkostnader).
- E-handel moms: Detta är den skatt som e-handelshandlare betalar till köparens hemviststat. Det är endast tillämpligt när det finns en momskoppling mellan staten och säljaren, dvs staten har rätt att beskatta företaget.
- Leverantörsskulder och kundfordringar: Leverantörsskulder avser utestående räkningar och fakturor, medan kundfordringar representerar det totala beloppet av utgifter och intäkter som väntar på betalning.
Vad omfattar e-handelsredovisning?
E-handelsredovisning, som all företagsredovisning, inkluderar:
- Grundläggande bokföringsfunktioner, som balansräkningar, fakturering och löner.
- Avancerade planering och rapporteringsfunktioner, som att skapa en strategisk skatteplan.
Den lägger stor vikt vid tre nyckelområden:
Bokföring
Noggrann bokföring utgör grunden för affärsplanering och verksamhet. Det omfattar viktiga uppgifter som att hantera lager, kategorisera intäkter och kostnader och granska balansräkningar.
Den spårar också kundernas returer, vilket ibland kan innebära utmaningar om det inte registreras korrekt. Ett bokföringssystem för e-handel bör ta emot kunders returer och registrera dem korrekt utan att slänga dina finansiella rapporter.
Skattehantering
Redovisningsbyråer erbjuder skatteförvaltningstjänster för att ta itu med de potentiella konsekvenserna av misstag vid arkivering eller tolkning av skattelagstiftningen. Inom e-handel innebär skattehantering att beräkna och lämna in uppskattade skatter per kvartal, slutföra anmälningar vid årsskiftet, distribuera 1099:or till kontraktsanställda och spåra och betala ut statliga och lokala skatter.
Att avgöra när en e-handelssäljare måste ta ut moms är komplicerat, eftersom olika delstater har olika regler. Vanligtvis är säljare med betydande affärer i en stat (nexus om försäljningsskatt) ansvariga för att samla in och betala ut statlig skatt för inköp som görs inom den staten.
Ett e-handelsföretag har alltid en momskoppling i den delstat där det har sitt huvudkontor. Andra utlösande faktorer inkluderar överskridande av specifika försäljningströsklar i vissa stater, deltagande i mässor, att ha en fysisk plats eller lager eller anställa personal eller fraktpartners i en stat.
Tillväxtplanering
Att skala ett företag är en spännande resa, och e-handelsredovisning spelar en avgörande roll utöver att bara vara en administrativ uppgift. Det fungerar som ett kraftfullt verktyg för att samla in viktig information för att driva ditt företag mot sina mål.
Med e-handelsredovisning kan du:
- Identifiera de mest lönsamma produkterna eller tjänsterna för ditt företag
- Spåra dina största utgifter och skulder
- Övervaka förändringarna i din vinst över tid
- Upptäck möjligheter att optimera dina vinstmarginaler
Redovisningsmetoder för e-handelsföretag
Bokföringsleverantörer finns i olika former – allt från traditionella redovisningsbyråer till plattformar för bokföringsprogram. Men innan du kommer igång med en leverantör är det viktigt att besluta om en redovisningsmetod.
Två alternativ finns tillgängliga: kontantredovisning och periodiserad redovisning. Ett e-handelsföretag kan välja båda metoderna, men inte båda samtidigt.
Kontantredovisning
Kontantbaserad redovisning är en redovisningsmetod som mäter överföringen av kontanter.
Låt oss säga att du driver en elektronikbutik och får en beställning på en $500 smartphone. Efter att ha skickat produkten till kunden skulle du registrera intäkterna från försäljningen först när kundens betalning tas emot och sätts in på ditt konto.
Samma princip gäller för utgifter. Låt oss anta att du har en utestående faktura på 1 200 USD från en webbdesigner för webbuppdateringar. Om betalningen fortfarande väntar i slutet av kvartalet, skulle du vara skyldig att betala skatt på det beloppet, även om det inte har reglerats. I kontantredovisning redovisas utgiften när pengarna faktiskt betalas ut från ditt konto.
Periodiserad redovisning
Periodiserad redovisning är en redovisningsteknik som registrerar transaktioner när de uppstår eller tjänas in snarare än när kontanter växlas.
Tänk på ett scenario där du driver ett företag som tillverkar och säljer specialtillverkade möbler. Under periodiserad redovisning, när du färdigställer ett exklusivt matbord värt 3 000 USD för en kund, ser du intäkten på 3 000 USD omedelbart, även om betalningen inte har mottagits ännu.
Detta tillvägagångssätt ger en mer heltäckande bild av ditt företags ekonomiska status på lång sikt. Det är dock viktigt att notera att trots att du känner igen intäkterna kanske ditt företags bankkonto inte återspeglar det omedelbara inflödet av pengar.
Bästa bokföringsprogram för e-handel
Här är en lista över de bästa bokföringsprogram för småföretag du kan välja för ditt e-handelsföretag.
Xero
Xero är en molnbaserad bokföringslösning för små och medelstora företag. Det ger en omfattande uppsättning funktioner, inklusive mer än 800 integrationer, anpassningsbar fakturering, dubbel bokföring och budgetstöd. Med Xero kan du ha så många användare som du behöver, med olika kontokontrollnivåer.
QuickBooks online
QuickBooks Online automatiserar redovisningsprocesser för e-handelsföretag. Den integreras med populära försäljningskanaler som Shopify, vilket eliminerar manuell inmatning och säkerställer korrekt försäljningsspårning över flera butiker. Med funktioner som automatiserad skattehantering, smart intäktsmatchning och trendanalys förenklar QuickBooks Online din ekonomiska hantering.
Zoho böcker
Zoho Books erbjuder en enda, säker plats för att hantera dina bokföringsuppgifter. Med denna programvara kan du hantera ditt företags fakturor, stämma av kontoutdrag och hantera utgiftskontroll på ett och samma ställe. Automatiserade arbetsflöden underlättar uppgiftsprioritering och effektiviserar verksamheten genom att tillhandahålla aviseringar i appen, fältuppdateringar och mer.
Bästa metoder för e-handelsredovisning
Bokföringsregler tenderar att variera beroende på land och stat, vilket gör det avgörande att hålla sig uppdaterad. Även om du inte är skicklig i bokföring kan du följa några enkla riktlinjer för att säkerställa en smidig e-handel.
För både nya och erfarna onlinebutiksägare, här är några bästa metoder för redovisning att överväga:
Öva god bokföring
Att balansera dina böcker är nyckeln till effektiv e-handelsredovisning. Registrera alla finansiella transaktioner korrekt, inklusive intäkter, utgifter, inköp och försäljning. På så sätt får du en tydlig förståelse för din ekonomiska hälsa.
Regelbundet stämma av konton
Utveckla en vana att ofta jämföra finansiella poster med kontoutdrag för att säkerställa riktigheten. Detta kan hjälpa dig att identifiera och åtgärda eventuella fel innan de utgör allvarliga hot.
Övervaka kassaflödet
Håll ett öga på inkommande och utgående medel. Om kassaflödet är positivt har du en ekonomiskt sund verksamhet. Men om kassaflödet är negativt måste du åtgärda det omgående.
Förstå moms
Omsättningsskatt kan vara komplicerad för e-handelsföretag, särskilt när de säljer till kunder i olika stater eller länder. Bekanta dig med dina skyldigheter och säkerställ korrekt insamling och överföring av lämpliga momsbelopp.
Använd ett bokföringsprogram för e-handel
Många bokföringslösningar integreras med e-handelsplattformar. Dessa system kan hjälpa till att stämma av och hantera din försäljning, utgifter och lager.
Omfamna automatisering
Utnyttja teknik för att automatisera olika redovisningsuppgifter. Programvara kan hjälpa till att skicka fakturor, spåra försäljning och till och med beräkna skatter för din räkning. Detta sparar tid och minimerar risken för redovisningsfel.
Upprätthålla lagerkontroll
Effektiv lagerhantering är avgörande för e-handelsföretag. Du måste veta vad som säljer, vad som inte säljer och vad du har i lager. Kontrollera om ditt bokföringsprogram innehåller lagerspårning eller överväg att använda ett dedikerat lagerhanteringsverktyg för att effektivisera processen.
Ta kontroll med e-handelsredovisning
Nu när du har en bättre förståelse för e-handelsredovisning kan du tryggt navigera i de ekonomiska aspekterna av ditt företag. Kom bara ihåg att du inte behöver göra det ensam. Med bokföringsprogram för e-handel kan du spåra försäljning, registrera utgifter, beräkna skatter och göra mer med några få klick.
Kom ihåg att effektiv redovisning är en nyckelpelare i ditt e-handelsföretag, så prioritera det tillsammans med andra viktiga aspekter av ditt företag för att säkerställa hållbar lönsamhet och tillväxt.
Vanliga frågor om e-handelsredovisning
Vilka är fördelarna med e-handelsredovisning?
Bokföring och redovisning betyder mycket för e-handelsföretag. Korrekt redovisning hjälper till att spåra kassaflödet och förstå företagets ekonomiska hälsa. Detta gör att du kan fatta bättre beslut och följa reglerna. Dessutom kan god redovisningspraxis avslöja områden där företaget kan minska kostnaderna och öka vinsten.
Hur gör du bokföring för ett e-handelsföretag?
E-handelsredovisning handlar om onlinetransaktioner som vanligtvis betalas via kreditkort eller andra digitala betalningsmetoder. Till skillnad från vanliga butiker måste e-handelsföretag övervaka och stämma av försäljning, betalningar, återbetalningar och returer från olika källor som Stripe och PayPal. Dessutom måste de spåra och hantera frakt, lager, skatter och andra transaktionsdata.
Ska jag anlita en revisor för mitt e-handelsföretag?
Det beror på vilket stadium ditt e-handelsföretag befinner sig i. Om ditt företag fortfarande är i ett tidigt skede behöver du kanske inte en revisor. Men när ditt företag växer och du stöter på skattemässiga och ekonomiska komplexiteter, kan en revisor ge värdefull hjälp.
Vilka är redovisningsproblemen för e-handel?
E-handelsredovisning innebär flera utmaningar, inklusive behovet av att spåra varor över flera lager för effektiv lagerhantering. En annan komplex aspekt involverar hantering av omsättningsskattskyldighet i olika jurisdiktioner under regler för ”ekonomisk koppling”. Dessutom bidrar korrekt redovisning av produktreturer, spårning av säljaravgifter på e-handelsplattformar och begränsningar i tillgången till analysdata i realtid till problemen med e-handelsredovisning.
