Vad är Enterprise Content Management? Guide till ECM

Enterprise content management (ECM) är en strategi för att skapa och organisera olika typer av innehåll som har blivit mer och mer populärt med åren. I själva verket har företagets innehållshanteringsmarknad mer än fördubblats sedan 2017 — från 31,66 miljarder dollar till 67,14 miljarder dollar.

Om ditt företagsföretag regelbundet skapar innehåll att dela med dina anställda, intressenter, teamledare, C-suite, kunder och mer, kan företagsinnehållshantering vara en bra lösning.

I den här guiden kommer vi att prata mer om vad ECM är, stora fördelar med att använda det, de fem bästa komponenterna och mer.

Vad är Enterprise Content Management? Guide till ECM:

Vad är Enterprise Content Management (ECM)?

Enterprise content management, eller ECM för kort, är en strategi som många stora organisationer använder för att hantera alla fem komponenterna: fånga, hantera, lagra, bevara och leverera viktigt innehåll till de nödvändiga parterna. (Mer om dessa komponenter inom kort.)

ECM involverar de olika processer och verktyg som behövs för dessa komponenter och säkerställer att din organisation kan hänga med i innehållsflödet i hela verksamheten – och att inget väsentligt går förlorat.

Dina ECM-lösningar fokuserar vanligtvis på internt innehåll, som rapporter, utbildningsdokument och alla andra typer av kalkylblad, PDF, Word-dokument, etc.

Den kan också innehålla både strukturerad information och ostrukturerad information. Strukturerad information avser dokumentation, data och annan information som är i ett mer standardiserat format, som Excel-filer eller SQL-databaser. Ostrukturerad information har däremot inte ett standardiserat eller strukturerat format, och kan komma i alla möjliga former och storlekar.

Varför är Enterprise Content Management viktigt?

ECM har blivit mycket vanligare och viktigare under åren eftersom dataintrång har ökat och regeringar har vidtagit åtgärder för att hålla så mycket information privat för medborgarna som möjligt.

Men mer än så är ECM viktigt eftersom det hjälper till att lagra och hantera de tusentals lösa dokument som företag annars skulle kunna ha. Lita inte på e-post och osäker lagring för att hålla fast vid dessa kundkontrakt och anställdsfiler.

Investera istället i en ECM-programvara som kan hjälpa dig att lagra viktiga filer, organisera dem i flexibla mappar för enkel åtkomst och hålla känslig information säker.

De främsta fördelarna med Enterprise Content Management

Varför skulle din organisation annars överväga att investera tid och pengar i företagsinnehållshantering? Det finns ett antal fördelar att överväga.

Organisera viktig dokumentation

Ditt ECM-system kommer sannolikt att innehålla ett antal interna dokument, vilket hjälper till att hålla alla de viktigaste delarna av innehåll på ett ställe. Detta förser ditt företag med vad som kallas ”en enda källa till sanning”, och ser till att det inte finns några dubbletter, fel och lösa dokument (särskilt som innehåller känslig information) som flyger någonstans runt företaget förutom i ECM-lagringen.

Minska säkerhets- och efterlevnadsrisker

ECM-verktyg kan se till att ditt innehåll lagras i ett säkert förråd, vilket endast tillåter de med tillgång att söka igenom och hitta den dokumentation de behöver. Detta kan hjälpa till att lindra potentiella säkerhets- och efterlevnadsproblem, och se till att endast de som behöver dokumentationen har tillgång till den.

Gör det enklare att hitta innehåll

Med enkla sökverktyg och alla i ditt team som vet att innehållet de behöver kommer att lagras på en säker plats, är det mycket lättare att söka efter och hitta de dokument, kalkylblad, filer, kontrakt, etc. som människor behöver för sin dag- dagens uppgifter.

Öka effektivitet

ECM-system kan minska manuella uppgifter och automatisera din innehållshantering. Det gör det också lättare för dina anställda att hitta det de behöver för att slutföra sina uppgifter samtidigt som du undviker överflödigt arbete som att behöva återskapa förlorade dokument, vilket förbättrar den totala produktiviteten och effektiviteten.

Enterprise Content Management Elements

Korrekt företagsinnehållshantering kan delas upp i fem huvudkomponenter. Din ECM-strategi bör ha var och en av dessa bitar på plats för att säkerställa att inget faller mellan stolarna.

Fånga

Denna första komponent, fånga, handlar om att fånga eller samla in befintlig dokumentation för att föra in den i ditt nya ECM-system. Du måste konvertera alla pappersdokument till elektroniska format, importera befintliga elektroniska filer och sammanställa en lista över all befintlig dokumentation som måste finnas i din ECM-lagring.

Detta kan innefatta dokumentation som:

• Kontrakt
• Fakturor och inköpsorder
• CV och ansökningar
• Anställda filer
• Forskningsrapporter
• Förslag

Att digitalisera alla dessa dokument till ett centraliserat arkiv kan hjälpa till att förbättra organisatoriska processer och göra affärsinnehållet ännu lättare att hitta.

Klara av

Nästa komponent är klara avoch det är här ett omfattande programvarusystem för företagsinnehållshantering kommer in. Gränssnittet för vilket ECM-verktyg du än väljer måste göra det möjligt för teammedlemmar som behöver komma åt olika dokument att enkelt söka efter och hitta dem.

Funktioner i hanteringskomponenten bör inkludera dokumenthantering, samarbetssystem, hantering av webbinnehåll och hantering av transaktionsregister.

Lagra

Den tredje komponenten är Lagra. Ditt ECM-verktyg bör ha ett lagringsalternativ som håller dina digitala filer åt dig. Men mer än så bör du kunna:

• Ställ in parametrar för vem som kan komma åt filer
• Använd flexibla mappstrukturer för att organisera dina filer
• Säkerhetskopiera information som ändras ofta
• Låt användare göra redigeringar i dokument och kalkylblad

Bevara

Den fjärde komponenten, bevara, hänvisar till att hålla fast vid information som sällan ändras via registerhantering. Detta kan också kallas arkivhantering – i huvudsak arkiverar ditt ECM-system dokument som du inte kommer åt ofta för att spara utrymme för filer som du kommer åt och uppdaterar regelbundet.

Dessa bevarade filer kan fortfarande användas, men det här är ett bra sätt att se till att du förblir kompatibel med din dokumentation som sällan förändras.

Leverera

Den sista komponenten är leverera. Denna komponent säkerställer att den som behöver tillgång till dokument i ditt ECM-system får dem. Det kan vara teammedlemmar eller kunder – men leveransaspekten ser till att de alltid hamnar i rätt händer.

Hur man implementerar ett Enterprise Content Management System

Är du redo att implementera ditt eget ECM-system? Låt oss gå igenom dessa sex viktiga steg för att hjälpa dig komma igång.

Kom igång med Enterprise Content Management

Håll ditt företag organiserat genom företagsinnehållshantering. Hitta rätt ECM-verktyg för ditt företag och lär dig mer om annan företagsprogramvara som kan öka effektiviteten i hela din organisation.